La importancia de celebrar contratos de trabajo por escrito
El contrato de trabajo es el acuerdo voluntario entre trabajador y empleador, en virtud del cual el primero se obliga a poner a disposición del segundo su propio trabajo, a cambio del pago de una remuneración.
En términos generales, el contrato de trabajo da origen a un vínculo laboral, el cual genera y regula una serie de derechos y obligaciones para las partes, así como las condiciones dentro de las cuales se desarrollará dicha relación de trabajo.
Ahora bien, en cuanto a la formalidad que debe tener el contrato de trabajo, tenemos, por un lado, el contrato de trabajo a plazo indeterminado, el cual puede celebrarse por escrito o en forma verbal; y, por el otro lado, encontramos los contratos sujetos a modalidad (a plazo fijo) y otros de carácter especial se celebran en los supuestos y con los requisitos legalmente establecidos, los cuales deben necesariamente constar por escrito.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 4° del Texto Único Ordenado de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo N° 003-97-TR, en toda prestación personal de servicios remunerados y subordinados, se presume la existencia de un contrato de trabajo a plazo indeterminado.
Ahora, si bien es cierto que al contratar a un trabajador a plazo indeterminado muchas veces las compañías omiten el paso de elaborar un contrato de trabajo, pues no lo ven necesario, y simplemente lo incorporan en la planilla de la empresa, la experiencia nos demuestra que en la gran mayoría de casos los más recomendable es plasmar por escrito las condiciones de este acuerdo verbal.
A continuación, esbozaremos un breve detalle de aquellos puntos por los cuales resulta conveniente para las empresas celebrar contratos de trabajo indeterminados por escrito:
- Al celebrar el contrato de trabajo por escrito el empleador puede utilizar este documento como herramienta para supervisar y ejercer su poder de dirección. De este modo, el documento que se suscriba podrá contener de manera enunciativa mas no limitativa las obligaciones y funciones específicas del trabajador, las mismas que regirán el desempeño de sus labores para la Compañía.
Esto resulta importante cuando se presente un supuesto de incumplimiento de las obligaciones del trabajador, pues al establecerse por escrito sus deberes, en caso de inobservancia, el trabajador incurriría en falta grave, la cual podrá ser sancionada por el empleador de manera verbal, escrita o incluso con el despido.
- De otra parte, tenemos el caso del personal calificado como de dirección y confianza, a quienes, por las especiales responsabilidades inherentes a su cargo, se les debe comunicar por escrito que ocupan puestos de dirección y de confianza y que sus cargos han sido calificados como tales.
Asimismo, continuando con los trabajadores de dirección y de confianza, tenemos que, si bien la regla general es que el período de prueba de todo trabajador se extiende hasta tres (3) meses posteriores al inicio del vínculo laboral, existen casos en que las partes pueden pactar un término mayor en tanto las labores requieran de un período de capacitación o adaptación o que por su naturaleza o grado de responsabilidad tal prolongación pueda resultar justificada. Siendo así, la ampliación del período de prueba debe constar por escrito y no podrá exceder, en conjunto con el período inicial, de seis (6) meses en el caso de trabajadores calificados o de confianza y de un (1) año en el caso de personal de dirección.
Por tanto, en los casos de contratación de personal de dirección y confianza en que el empleador considere pertinente ampliar el período de prueba, es recomendable establecer esta situación en el contrato de trabajo respectivo.
- Conforme dispone el artículo 35° de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ley N° 29783, forman parte de las responsabilidades del empleador dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, expresamente, “Adjuntar al contrato de trabajo la descripción de las recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo”.
En tal sentido, la obligación legal antes mencionada solo se verá satisfecha incorporando una cláusula con las referidas recomendaciones en el contrato de trabajo correspondiente.
- Otro punto para tener en cuenta es aquel relacionado a la obligación de todo aquel que tenga una base de datos personales de contar con una autorización (verbal o escrita) previa en caso de transferir o proporcionar dicha información a terceros.
Dentro de este contexto, tenemos que las planillas y cualquier otro medio por el cual el empleador almacene información de sus trabajadores constituyen una Base de Datos, de acuerdo con la definición contenida en la Ley de Protección de Datos Personales, Ley N° 29733, razón por la cual el empleador tiene la obligación de guardar confidencialidad respecto de estos y sus antecedentes, debiendo en todo momento salvaguardar la información en ella contenida.
En ese sentido, encontramos que el Reglamento de la referida norma, aprobado por Decreto Supremo N° 016-2024-JUS, dispone que el titular del Banco de Datos (en el ámbito laboral, el empleador), para poder dar tratamiento de los datos personales contenidos en ella, deberá obtener previamente el consentimiento de la persona titular de dicha información (el trabajador). En algunos casos este consentimiento podrá ser verbal; sin embargo, existen determinados casos en los cuales será necesario que éste conste por escrito.
Por lo expuesto, somos de la opinión que el hecho de incorporar esta autorización en los contratos de trabajo constituye para el empleador una herramienta que podrá servir en el fututo, como medio probatorio de haber contado previamente con el consentimiento del trabajador para transferir y/o tratar su información contenida en la Base de Datos, dentro de los parámetros establecidos en la Ley y el Reglamento.
- De acuerdo con lo establecido en el artículo 10° de la Ley N° 31572, Ley del Teletrabajo, “el contrato de trabajo debe constar como información documentada; el documento puede estar almacenado en soporte digital que asegure su integridad y autenticidad”.
Asimismo, la referida norma dedica íntegramente el artículo 12° para detallar la información mínima indispensable que deberá contener el contrato de trabajo. De este modo, el contrato deberá regular, cuanto menos:
- Si modalidad de teletrabajo se aplicará de forma total o parcial.
- El período por el cual se aplica la modalidad de teletrabajo.
- El plazo mínimo de preaviso para que el teletrabajador asista personalmente a su centro de labores.
- La forma como se distribuye la jornada laboral de teletrabajo.
- Establecer el lugar donde el teletrabajador prestará las labores.
- Los mecanismos de comunicación, de supervisión y control que utilizará el empleador.
- Las plataformas y tecnologías digitales para la prestación de labores.
- Los mecanismos de compensación económica por el uso de equipos del teletrabajador.
- Declaración jurada de prohibición de utilizar a terceros para realizar el teletrabajo acordado.
- Entre otros.
De este modo, cuando las compañías decidan contratar personal bajo la modalidad de teletrabajo, necesariamente, deberá constar por escrito mediante el contrato de trabajo correspondiente.
- Por último, existen casos en los cuales la Compañía otorga, a algunos trabajadores, determinados beneficios, los cuales, para efectos de la sustentación del gasto en materia tributaria, deben encontrarse acreditados (para cumplir con el principio de fehaciencia).
En tal sentido, resulta recomendable que, en los contratos de trabajo se establezca claramente el pago de los beneficios adicionales a los que se hará acreedor el trabajador bajo determinadas circunstancias; tales como: vivienda, gratificaciones extraordinarias, bonificaciones, comisiones, entre otros.
Finalmente, las consideraciones expuestas resultan relevantes para empresas de todo tipo y tamaño, pues permiten, por un lado, cumplir con las obligaciones legales de formalización escrita de determinados aspectos laborales, brindando mayor seguridad jurídica y claridad respecto de los términos que rigen la relación de trabajo; y, por otro, optimizar la gestión documental y reducir la acumulación innecesaria de documentos en el legajo personal de cada trabajador. De esta manera, la adecuada formalización de los contratos de trabajo no solo contribuye a prevenir contingencias laborales, sino que también favorece una gestión de recursos humanos más eficiente y ordenada.